Yhteishankintojen käytön tukea tekemässä
Työvälineiden ja toiminnan kehittäminen, resurssit ja yhteistyö sekä vaikuttavuus – näihin sanoihin voidaan tiivistää yhteishankintojen tuen saavutukset sekä osaltaan myös haasteet vuoden 2023 aikana.
Työvälineiden kehittämisen kannalta saimme otettua suuren askeleen jo heti alkuvuoden aikana, kun päätimme toteuttaa minikisayhteishankinnoistamme saapuvien asiakasyhteydenottojen automatisoinnin. Projekti vaati sekä nykytoiminnan laajaa kartoitusta että eri tilanteiden tarkkaa analysointia. Toiminnan kartoituksen ohella automatisointi tarkoitti myös työtapojen muutosta verrattuna entiseen.
Yhteisen tekemisen voimalla saimme työkalun rakennettua toimivaksi yhteistyökumppanimme Fellowmindin kanssa, ja uusi Customer Service -ominaisuus otettiin käyttöön huhtikuun lopussa sujuvasti. Uusi työkalu otettiin innolla vastaan, ja siitä muodostui työtapoja olennaisesti parantava sekä oiva yhteishankintojen seurannan mahdollistava työväline. Käyttöönoton jälkeen olemme saaneet erittäin tärkeää tietoa siitä, millaisia kysymyksiä ja tuen tarvetta eri yhteishankinnoissa on. Huhtikuun lopusta lähtien vastaanotimme asiakkailtamme reilut 800 yhteydenottoa, joista noin 570 koski yksittäisiä yhteishankintoihimme liittyviä neuvontatilanteita. Reilussa 200 tapauksessa kommentoimme asiakkaan sisäisen kilpailutuksen hankinta-asiakirjoja. Edellä olevien lisäksi avustimme asiakkaitamme puhelimitse sekä toteutimme 120 minikilpailutusta yhteistyössä asiakkaidemme kanssa.
Yhteistyön voimaan kiteytyvät vuoden aikana saavutetut monet toiminnan kehittämistyöt ja selätetyt resurssihaasteet. Kattavamman ja yli yksikkörajojen toteutetun yhteistyön ansiosta loimme asiakkaillemme sekä laadukkaampia asiakasmateriaaleja että sujuvampaa palveluketjua. Toimenpiteet kantoivatkin hedelmää, kun vastaanotimme asiakkailtamme kiitoksia niin digitaalisesti kuin myös mahtavina livehetkinä tapahtumissa, joissa olimme kertomassa tuestamme yhteishankintojen käytössä.
Vaikuttavuuden mittaaminen aloitettiin minikilpailutuksissa
Toiminnan kehittämisen ja syvemmän yhteistyön ohella ei pidä unohtaa myöskään uutta yksikössämme tehtävää vaikuttavuustyötä, jonka osalta otimme uusia askelia aloittamalla kilpailutuspalveluissa jo aikaisemmin käytössä olleen vaikuttavuusanalyysin kehittämisen myös yhteishankinnan minikilpailutukseen soveltuvaksi. Mallin rakentamisen pohjaksi ja pilotointikohteeksi valikoitui siivouspalveluiden dynaaminen hankintajärjestelmä ja sen sisällä toteuttava minikilpailutus.
Jo projektin alkuvaiheessa osoittautui, että vaikuttavuusarviointi tuli jakaa kahteen vaiheeseen, jotta minikisallisen yhteishankinnan kokonaisvaikuttavuus saatiin mitattua. Näistä ensimmäisessä vaiheessa tulee analysoida yhteishankinnan itsensä tuottama vaikuttavuus ja vasta sen jälkeen asiakaskohtaisesti minikilpailutuksessa tuotettu vaikuttavuus. Kehitystyön seurauksena loimme pilotointimallin, jossa analysoimme yhteishankinnan hyödyntämisen itsessään tuottaman vaikuttavuusindeksin, jota asiakas voi omilla valinnoillaan minikilpailutuksessa vielä edelleen nostaa. Mallin kehittämisen jälkeen löytyikin nopeasti varsinainen pilotointikilpailutus, jossa asiaa päästiin kokeilemaan myös käytännössä. Työ yhteishankintojen tuessa jatkuu yhä vaikuttavampien hankintojen saavuttamiseksi tulevaisuudessa.
Sinua voi myös kiinnostaa
Saimme sidosryhmiltämme yhä parempaa palautetta
Asiakas- ja toimittajatyytyväisyyttä mitataan Hanselissa säännöllisesti.
Kumppani projektiin löytyi Hanselin avulla
Syksyllä 2024 järjestettävä Maaseutuparlamentti kokoaa Nurmekseen ja linjoille tuhansia maaseudun kehittämisestä innostuneita ihmisiä.
Yhteishankintojen esiselvitystä kehitettiin
Kustakin uudesta yhteishankinnasta tehdään kattava esiselvitys.